Un costo promozionale senza contratto può essere valutato ai fini del reddito d’impresa, ma la fattura o la registrazione contabile non danno da sole una risposta positiva. Il punto è ricostruire quale attività promozionale sia stata svolta, a quale attività o beni dell’impresa si riferisca, quando la prestazione sia stata ultimata e come il componente sia stato imputato nel conto economico dell’esercizio di competenza. L’art. 109 del D.P.R. 917/1986 collega infatti la deducibilità delle spese al loro riferimento ad attività o beni da cui derivano ricavi o altri proventi rilevanti.
L’assenza di un contratto scritto non permette quindi di saltare questa analisi né di sostituirla con una semplice raccolta di documenti. Per un servizio promozionale occorre separare il fatto economico dalla sua prova: messaggi, preventivi, ordini, materiali della campagna, report di pubblicazione o corrispondenza possono aiutare a ricostruire ciò che è avvenuto, ma vanno confrontati con la prestazione effettiva, il periodo d’imposta e la contabilità.
Quale regola applicare al costo promozionale
La domanda pratica non è soltanto se esista una fattura, ma se la spesa descritta corrisponda a un’attività promozionale riferibile all’impresa e ai suoi ricavi o proventi. L’art. 109, comma 5, del D.P.R. 917/1986 stabilisce che le spese e gli altri componenti negativi sono deducibili nella misura in cui si riferiscono ad attività o beni da cui derivano ricavi o proventi che concorrono alla formazione del reddito, oppure proventi esclusi.
Nel caso concreto, la ricostruzione parte da una domanda precisa: quale iniziativa era stata commissionata o realizzata? Non basta che il documento riporti formule ampie come “pubblicità” o “promozione”. È utile collegare la voce a un’attività identificabile: per esempio una campagna per un prodotto o servizio dell’impresa, la produzione di materiali destinati a una sua iniziativa commerciale, oppure la gestione di uno spazio promozionale. Il risultato della ricostruzione non è un giudizio astratto sul documento, ma una risposta sulla riferibilità della specifica spesa all’attività produttiva di ricavi o proventi.
Questo è anche il limite della sola fattura: può descrivere un corrispettivo, ma non dimostra da sola né il contenuto effettivo della prestazione né il suo collegamento con l’attività d’impresa. Allo stesso modo, un contratto eventualmente disponibile è un elemento da confrontare con l’esecuzione reale; non sostituisce il controllo sul fatto economico.
Periodo di competenza e conto economico: due controlli distinti
Per i servizi, l’art. 109 individua come momento di sostenimento della spesa la data in cui la prestazione è ultimata. Se l’iniziativa promozionale attraversa due esercizi, la data della fattura o del pagamento non risolve automaticamente il periodo di competenza: occorre ricostruire quando il servizio è stato ultimato. Per le prestazioni dipendenti da contratti da cui derivano corrispettivi periodici, la disposizione indica invece la maturazione dei corrispettivi.
La regola generale aggiunge un secondo passaggio: quando nell’esercizio di competenza l’esistenza del componente non è ancora certa oppure il suo ammontare non è determinabile in modo obiettivo, il componente concorre nell’esercizio in cui tali condizioni si verificano. Nel caso di un costo promozionale senza contratto, questa distinzione porta a verificare separatamente data e contenuto della prestazione, certezza della spesa e possibilità di determinarne obiettivamente l’ammontare.
Va poi distinto il risultato civilistico dal reddito imponibile. L’art. 83 del D.P.R. 917/1986 parte dall’utile o dalla perdita risultante dal conto economico dell’esercizio chiuso nel periodo d’imposta e prevede le variazioni in aumento o in diminuzione derivanti dai criteri della sezione. L’utile civilistico e il reddito imponibile non coincidono quindi automaticamente. Inoltre, l’art. 109 dispone come regola generale che le spese e gli altri componenti negativi non sono ammessi in deduzione se non risultano imputati al conto economico relativo all’esercizio di competenza, ferme le ipotesi espressamente previste dalla stessa disposizione.
Chi deve approfondire la collocazione temporale di una prestazione di servizi può leggere anche come l’art. 109 collega la prestazione ultimata e il pagamento in anni diversi. Il pagamento prova un flusso finanziario, ma non sostituisce l’individuazione del periodo di competenza prevista per il servizio.
Caso tipo: una campagna promozionale priva di contratto scritto
Una società riceve una fattura per attività promozionali, registrata nel conto economico. Non ha un contratto scritto. Dispone però di una corrispondenza che individua l’iniziativa, di bozze dei materiali pubblicati e di un riepilogo delle attività svolte. Il caso è ipotetico: questi elementi servono a mostrare quali snodi distinguono una valutazione motivata da una conclusione basata sulla sola registrazione.
- Fatto da ricostruire. Si confrontano descrizione della fattura, corrispondenza e materiali promozionali per capire quale prestazione sia stata resa e se riguardi l’attività dell’impresa.
- Periodo da individuare. Si accerta quando l’attività promozionale è stata ultimata. Se la fattura è stata emessa in un esercizio diverso, la data del documento non prende il posto del criterio di competenza previsto per i servizi.
- Importo da riscontrare. Si confronta l’importo contabilizzato con gli elementi disponibili sulla prestazione, per verificare se l’ammontare è ricostruibile in modo obiettivo.
- Contabilità e dichiarazione. Si verifica l’imputazione nel conto economico dell’esercizio di competenza e, partendo dal risultato di bilancio, l’eventuale presenza di variazioni fiscali applicabili al caso.
Il passaggio risolutivo del caso tipo è questo: se i documenti disponibili descrivono una prestazione concretamente riferibile all’attività dell’impresa e consentono di collocarla nel periodo corretto, l’assenza del contratto scritto non impedisce di esaminare il costo secondo i criteri degli artt. 83 e 109. Se invece gli elementi non chiariscono che cosa sia stato svolto, per quale attività o quando la prestazione sia terminata, la questione da risolvere resta proprio quel fatto mancante: la sola fattura non lo colma.
Quando coinvolgere lo studio prima di chiudere bilancio o dichiarazione
È opportuno coinvolgere un professionista quando la spesa promozionale è contabilizzata in un esercizio diverso da quello in cui l’attività sembra conclusa, quando l’importo non è ricostruibile con chiarezza, quando manca il collegamento tra iniziativa e attività d’impresa oppure quando è stato ricevuto un rilievo. In queste situazioni la decisione non riguarda soltanto l’archivio documentale: riguarda la qualificazione del componente negativo, la sua imputazione contabile e la coerenza della posizione dichiarativa.
Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può prendere in carico questa verifica confrontando fatto economico, periodo d’imposta, mastrino, fattura e prove della prestazione, per chiarire la posizione fiscalmente sostenibile e gli elementi da integrare o spiegare. Chi deve chiudere il bilancio o la dichiarazione, oppure ha ricevuto un rilievo, può indicare il periodo d’imposta, il mastrino, la fattura o il contratto se disponibile, la prova della prestazione e l’eventuale comunicazione ricevuta.
Nel contatto descrivi la situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti disponibili, senza allegare informazioni riservate: le modalità di trasmissione saranno concordate dopo il contatto, per una prima valutazione senza impegno. Fai verificare il tuo caso.
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